Skanderborg Festival styres af Holdsport
Danmarks største sociale sportsmedie Holdsport er ikke kun et favorabelt foreningssystem til brug i forbindelse med sport og idræt. Systemet kan ligeledes benyttes som medlemssystem i hvilket som helst andet socialt regi, der kræver kontaktoplysninger på ét samlet sted, hvilket Skanderborg Festival er det seneste bevis på.
I samarbejde med festivalen har Holdsport produceret og lanceret en individuel løsning til dem - og fremadrettet også alle andre festivaler i landet - under sitet festivalmedhjaelper.dk. Med dette onlineværktøj råder en festival over en detaljeret medlemsdatabase indeholdende samtlige frivillige medlemmer. I Skanderborg Festivals tilfælde de tusindvis af slagsen, som det kræver at få et arrangement af en sådan størrelse op at stå.
Foruden frivillige hænder kræver det også koordination. Med Holdsport effektiviserer Skanderborg Festival sin interne vagtplan i et tilmeldingssystem, hvor medhjælpere via appen kan tilmelde sig specifikke vagter på givne tidspunkter. Systemet sørger herefter for at påminde den enkelte medhjælper om tid og sted forud for vagterne, så man via sin telefon altid bliver holdt opdateret på, hvornår næste vagt finder sted.
Udover at være til gavn for de frivillige, så drager de ansvarlige for festivalen også fordel af Holdsport. Systemet holder nemlig automatisk øje med tilmeldinger til vagter, så ledelsen får statistik over, hvilke medlemmer der har/ikke har optjent sig nok arbejde.
Årets Smukfest løber af stablen 8.-12 august 2018.